Не позднее 25 февраля налоговые агенты — организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие выплаты физическим лицам, обязаны представить расчет по форме 6-НДФЛ за 2025 год. Отчет формируется нарастающим итогом и подается ежеквартально в налоговый орган по месту учета. Для обособленных подразделений расчет направляется в инспекцию по месту их регистрации.
При отсутствии выплат и налогооблагаемых доходов сдача нулевого расчета не является обязательной. Однако налогоплательщику рекомендуется уведомить инспекцию об отсутствии деятельности, поскольку непредставление отчетности может повлечь приостановление операций по счетам в соответствии со статьей 76 НК РФ. Вместе с тем направление нулевого 6-НДФЛ допустимо — налоговый орган не вправе отказать в его приеме.
Форма представления отчета зависит от численности работников. При штате свыше 10 человек расчет подается исключительно в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. При меньшей численности допускается бумажный формат. Несоблюдение установленного способа сдачи влечет штраф в размере 200 рублей.
Особый порядок применяется при смене адреса организации. Начиная с квартала переезда и до окончания года налоговый агент обязан представить два расчета: один — с показателями до даты изменения адреса и прежним ОКТМО, второй — с данными после переезда и новым кодом ОКТМО. КПП указывается уже по новому месту учета.
Для корректировки ошибок используется уточненный расчет с указанием номера корректировки. В документ включаются все показатели, при этом неверные данные заменяются актуальными значениями. В связи с изменениями налогового законодательства и обновлением справочников ФНС с 2026 года расширен перечень кодов статуса налогоплательщика, что необходимо учитывать при заполнении приложения о доходах физических лиц.
