ФНС России разъяснила, как оформлять электронные транспортные документы при доставке продукции, перемещение которой контролируется через государственные информационные системы. Рекомендации приведены в письме от 22 сентября 2026 г. No ЕА-36-26/8426@.
При организации перевозки грузоотправителю важно учитывать требования законодательства к сопроводительной документации. В отдельных случаях вместе с транспортной накладной необходимо передавать разрешения, сертификаты, документы о качестве и другие бумаги, предусмотренные действующими правилами. Если соответствующие сведения уже доступны в государственных информационных системах, вместо передачи самих документов допускается указать их регистрационные номера в накладной. Такая возможность предусмотрена статьей 8 Федерального закона от 08.11.2007 No 259-ФЗ.
Для электронного оформления предусмотрен специальный реквизит, позволяющий обозначить, что перевозимый товар подлежит учету в ГИС. ФНС пояснила, как заполнить необходимые поля, чтобы передать эту информацию в установленном формате.
В частности, при формировании электронного документа рекомендуется применять таблицу 5.25 формата электронного путевого листа, утвержденного приказом ФНС России от 17.02.2023 No ЕД-7-26/116@. В информационном поле следует указать идентификатор файла ed000000-0000-0000-0000-000000000000.
Затем в поле «Текстовая информация», предусмотренном таблицей 5.26, необходимо заполнить реквизит «Идентификатор». В нем отражается код информационной системы согласно действующему классификатору. Если нужной системы в классификаторе нет, ее название указывают непосредственно текстом.
Отдельный порядок предусмотрен для ситуаций, когда сведения о перевозке должны передаваться сразу в несколько ГИС. Аналогично оформляется информация, если требуется привести несколько идентификационных номеров учетной единицы. В обоих случаях следует использовать возможность многократного заполнения элемента «Текстовая информация».
Таким образом, при подготовке электронных перевозочных документов организациям необходимо проверить, подлежит ли товар учету в государственных информационных системах, и корректно заполнить соответствующие информационные поля. Это позволит передать предусмотренные сведения в требуемом формате и соблюсти установленные правила оформления перевозки.
